GoBD/GDPdU: Alle wichtigen Informationen auf einen Blick

GDPdU - was heißt das?

Haben Sie bereits von den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU, gehört? Seit dem Jahr 2002 werden Betriebsprüfungen durchgeführt, die auf dieser Richtlinie basieren. Es wird hier vorgeschrieben, dass Daten innerhalb des gesetzlichen Aufbewahrungszeitraums in digitaler Form hinterlegt werden. Zu Beginn der Einführung galt dies lediglich für die Daten aus der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Im Herbst 2009 wurde die Vorgabe auf den Bereich der vor- und nachgelagerten Systeme ausgeweitet. So sind nun auch Kassensysteme davon betroffen.

Wenn Sie als Gastronom nicht mit GDPdU vertraut sind, ist es ratsam, sich ausreichend zu informieren. Die Zahl der Betriebsprüfungen hat in den vergangenen Jahren zugenommen. Die Chance, dass auch Sie eine Prüfung erfahren, steigt in jedem Jahr an. Es kommt zu mehr Betriebsprüfungen, da die Digitalisierung der Daten und die Verwendung der Prüfsoftware IDEA seitens der Finanzämter die Abwicklung vereinfachen und den gesamten Vorgang beschleunigen. Die Aufzeichnungspflicht wird von den Behörden genau überwacht und die Anforderungen sind sehr hoch. Wer den Richtlinien der GDPdU nicht nachgeht, kann unter Umständen mit Sanktionen durch die Finanzverwaltung rechnen. Eine nachträgliche Datenpflege und Aufbereitung bringt außerdem einen hohen personellen und finanziellen Aufwand mit sich.

GDPdU: Anforderungen an die Gastronomie sind sehr hoch

Branchen, in denen überwiegend bar bezahlt wird, werden vom Finanzministerium besonders unter die Lupe genommen. Hier wird eine lückenlose Dokumentation aller Daten erwartet. Das liegt offensichtlich daran, dass Bargeldzahlungen einfacher zu manipulieren sind als digitale Transaktionen. Es trifft daher häufig Gastronomen und Betriebe der Beherbergungsindustrie, die unter den Richtlinien der GDPdU intensiv geprüft werden. Die elektronische Kassenführung wird mit speziellen Kriterien belegt. Es gibt keine Ausnahmeregelungen mehr und eine ordnungsgemäße Buchführung ist unter strengen Auflagen umzusetzen. Laut der GDPdU ist festgelegt, dass Kassendaten über die IDEA-Prüfsoftware auslesbar sind. Eine komprimierte Vorlage der Daten ist somit nicht möglich. Wird ein abschließender Tages-Bon erzeugt, so müssen dennoch die Einzel-Bons vorliegen. Es ist nicht erlaubt, Bons lediglich als Papierversion vorzulegen. Die GDPdU gibt auch an, dass bestimmte Unterlagen, wie Bedienungsanleitungen oder Protokolle, über Datenentsorgung vorliegen müssen. Es ist ratsam, die Zeiträume und konkreten Einsatzorte der einzelnen Kassen zu dokumentieren. Bis zum 31.12.2016 gelten Sonderregelungen, die sich auf bestimmte Kassentypen beziehen.

Nur jeder zweite Betrieb erfüllt die Auflagen von GDPdU und GoBD

In den vergangenen Jahren haben wir immer wieder festgestellt, dass ein Großteil der Betriebe nicht auf eine Prüfung vorbeireitet ist. Etwa jeder zweite Betrieb kann die Auflagen durch die GoBD/GDPdU nicht oder nur teilweise erfüllen. Kommt es zu einer Prüfung, können hier schnell hohe Kosten auf Sie zukommen. Eine neue Schätzung der Einnahmen kann zu einer beträchtlichen Steuernachforderung führen. Mit einem modernen hogaPOS Kassensystem ist die lückenlose Aufzeichnung Ihrer Daten dank GDPdU-zertifizierter MatrixPOS Kassensoftware kein Problem.